Répondre à une lettre d’observations URSSAF – 5 points à vérifier

Il est impératif de bien préparer cette étape de réponse à la lettre d’observation URSSAF afin de limiter les conséquences du contrôle URSSAF.

En l’absence de contestation de la régularité de la lettre d’observations URSSAF devant la commission de recours amiable, les demandes d’annulation seront déclarées irrecevables devant le tribunal.

Plusieurs éléments sont à vérifier dès la réception de la lettre d’observation URSSAF.

1. Vérifier si la lettre d’observations URSSAF a été signée

La lettre d’observations doit être signée pour être valide, comme l’a souligné la Cour d’appel de Rennes. La signature de l’agent de contrôle permet de vérifier que l’auteur de la lettre d’observations était bien habilité à effectuer l’opération de contrôle.

Si cette formalité n’est pas respectée, l’opération de contrôle ainsi que les redressements et la mise en demeure qui en découlent sont nuls.

Selon la Cour de cassation, lorsque plusieurs inspecteurs participent aux opérations d’un même contrôle, chaque inspecteur doit signer la lettre d’observations URSSAF.

Il convient de noter que cette obligation ne s’applique pas à la réponse de l’URSSAF aux arguments du cotisant, où le pluriel est remplacé par le singulier. En effet, dans ce cas, l’agent chargé du contrôle est tenu de répondre si la personne contrôlée répond avant la fin du délai imparti. Cette interprétation a été confirmée par la jurisprudence.

Selon l’article R 243-59 III alinéa 7 du Code de la sécurité sociale, lorsqu’une pratique ayant déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle est réitérée, la lettre d’observations doit préciser les éléments caractérisant le constat d’absence de mise en conformité défini à l’article L. 243-7-6.

En outre, le constat d’absence de mise en conformité doit être contresigné par le directeur de l’organisme effectuant le recouvrement. Bien que cette disposition n’oblige pas l’inspecteur du recouvrement à faire contresigner le constat d’absence de bonne foi par le directeur de l’organisme de recouvrement en ce qui concerne la lettre adressée à l’employeur en réponse à ses propres observations, cette règle a été confirmée par la Cour d’appel de Bastia, Chambre sociale, dans son arrêt du 30 janvier 2013 (RG n° 12/00172).

2. Le défaut de précision année par année du montant des sommes dues dans la lettre d’observations de l’URSSAF couvrant plusieurs années entraîne sa nullité.

Pour assurer le caractère contradictoire du contrôle et garantir les droits de la défense du donneur d’ordre dont la solidarité financière est recherchée, la lettre d’observations requise par l’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale doit mentionner, année par année, le montant des sommes dues.

Si cette formalité n’est pas respectée, la lettre d’observations URSSAF est nulle et entraîne, par conséquent, l’annulation de l’ensemble du redressement correspondant.

3. La nullité de la lettre d’observations URSSAF qui ne mentionne pas l’ensemble des documents consultés par l’inspecteur

Pour mettre en place la garantie financière du donneur d’ordre conformément à l’article L. 8222-2 du Code du travail, la lettre d’observations doit inclure une liste complète de tous les documents examinés par l’inspecteur du recouvrement ayant servi à justifier le bien-fondé du redressement. Il importe peu que ces documents aient été transmis par le donneur d’ordre ou par une personne ayant fait l’objet d’un procès-verbal pour travail dissimulé.

Cependant, le donneur d’ordre ne peut demander la communication contradictoire des documents utilisés pour prouver l’infraction de travail dissimulé que s’ils sont spécifiquement énumérés dans la lettre d’observations.

4. La lettre d’observations de l’URSSAF doit mentionner le montant total des cotisations dues par le sous-traitant

Pour garantir le caractère contradictoire du contrôle et les droits de la défense du donneur d’ordre qui est recherché pour sa solidarité financière, la lettre d’observations doit inclure plusieurs éléments. Elle doit rappeler les règles applicables, mentionner le montant total des cotisations dues par le sous-traitant, indiquer que les cotisations imputées au donneur d’ordre ont été calculées proportionnellement à la valeur des prestations fournies par le sous-traitant et préciser le montant des sommes dues année par année.

Si la lettre d’observations mentionne le montant de la sous-traitance mais ne spécifie pas le montant global des cotisations dues par le sous-traitant, elle ne fournit pas d’information sur les sommes dues par ce dernier. Par conséquent, elle doit être annulée.

5. La lettre d’observations URSSAF doit indiquer le mode de calcul du redressement.

Selon l’article R 243-59 du code de la sécurité sociale, les lettres d’observations URSSAF doivent spécifier le mode de calcul et le montant des redressements, ainsi que les majorations et pénalités applicables.

Une lettre d’observations est considérée comme irrégulière si elle ne mentionne pas le mode de calcul du redressement proposé. Cela va à l’encontre des règles énoncées dans l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale.

Bien que l’agent de contrôle ne soit pas obligé de fournir les détails des calculs effectués pour chaque chef de redressement, il doit tout de même en poser les principes directeurs. En d’autres termes, l’inspecteur doit donner la formule de calcul utilisée, même s’il n’est pas obligé de fournir les détails de chaque calcul.

Si la lettre d’observations ne contient pas les formules de calcul nécessaires pour permettre à l’employeur de vérifier la validité du redressement, la procédure de redressement est considérée comme nulle.

Attention aux délais

Il est possible pour vous de répondre à ces observations en utilisant votre droit de réponse. L’inspecteur devra mentionner dans sa lettre que vous avez une période de 30 jours pour répondre et que vous pouvez être accompagné par un conseiller de votre choix pendant cette démarche. Il est important de noter que pendant ce délai, l’administration ne peut pas vous obliger à payer les cotisations ou contributions supplémentaires qu’elle envisage de vous demander.

Si vous recevez une lettre d’observations URSSAF et que vous avez besoin de plus de temps pour y répondre, il est possible de demander une extension de délai de 30 jours à 60 jours. Toutefois, cette demande doit être faite avant la fin du délai initial de 30 jours. Notez que cette prolongation de délai ne peut pas être accordée en cas de procédure d’abus de droit engagée contre vous ou en cas de constatation d’infractions telles que le travail dissimulé, le marchandage, le prêt illicite de main-d’œuvre ou l’emploi d’étrangers non autorisés à travailler.

L’inspecteur a l’obligation de répondre à vos observations en vous expliquant soit pourquoi il maintient ses positions, soit pourquoi il revoit totalement ou partiellement les régularisations envisagées. Cette réponse doit être justifiée, mais elle ne constitue pas une nouvelle lettre d’observations et n’est donc pas soumise aux mêmes formalités.

En outre, l’inspecteur doit établir un procès-verbal de contrôle une fois que le délai de 30 jours a expiré. Si l’inspecteur ne respecte pas ce délai, la procédure de contrôle peut être annulée. Vous pouvez demander à recevoir une copie du rapport de contrôle à ce stade de la procédure, mais l’inspecteur n’est pas obligé de vous le fournir intégralement. Toutefois, si le litige est porté devant le Tribunal judiciaire, vous pourrez en obtenir une copie.

Si vous utilisez votre droit de réponse, l’Urssaf ne peut pas vous envoyer de mise en demeure de paiement avant que l’inspecteur ne vous ait répondu. Si elle le fait, la mise en demeure pourra être annulée. Cependant, la procédure peut être régularisée et l’Urssaf pourra vous envoyer une nouvelle mise en demeure, mais cette fois-ci, après avoir reçu la réponse de l’inspecteur.

Le Cabinet accompagne les dirigeants et travailleurs indépendants dans le cadre des contrôles URSSAF qu’ils subissent.

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